Proveedores y contratistas
Suministrando el futuro de la energía con AES
Nuestros proveedores desempeñan un papel importante para ayudarnos a generar un impacto positivo en las personas y el planeta. Promover condiciones de trabajo aceptables, una gestión ambientalmente responsable y un comportamiento ético son elementos clave de nuestro compromiso. Para cumplir con este compromiso, debemos asegurarnos de que nuestros proveedores estén alineados con nuestros valores y trabajen con los más altos estándares.
Exigimos a nuestros proveedores y contratistas los mismos altos estándares éticos que nosotros. El Programa de Ética y Cumplimiento de AES adopta un enfoque basado en el riesgo que clasifica a los proveedores en función del riesgo potencial de la transacción involucrada. El perfil de riesgo de una colaboración determina la diligencia debida previa a la colaboración requerida y cualquier condición de la colaboración, como los requisitos de certificaciones, reconocimientos, capacitación y estructura de la colaboración. Nos esforzamos por mejorar continuamente y apoyamos a nuestros proveedores si se necesitan mejoras en el rendimiento.
Programa de evaluación de proveedores
En AES, evaluamos a los proveedores nuevos y existentes utilizando un conjunto diverso de herramientas, dependiendo de la complejidad o la criticidad de la transacción.
Una herramienta que utilizamos es STACE (Seguridad y Sostenibilidad, Técnica, Alineación, Costo, Ejecución), un cuadro de mando que permite a nuestro personal evaluar las propuestas y el desempeño de los proveedores de manera justa y consistente.
El proceso de precalificación de proveedores incluye factores financieros y ASG, así como el cumplimiento de las leyes. Los proveedores existentes son evaluados y auditados por sus prácticas ambientales, de seguridad y laborales. Los criterios de sostenibilidad incluidos en el proceso de evaluación se adaptan a la ubicación específica del trabajo, los materiales y/o los servicios prestados. Estos pueden incluir métricas y desempeño ambiental y de seguridad, el compromiso de cumplir con todas las regulaciones laborales aplicables (como el trabajo infantil o forzado, las horas de trabajo, etc.) y otros criterios.
También contamos con un proceso para evaluar los posibles impactos ambientales de un contratista, incluidos los contratistas que transportan y suministran petróleo, combustible, amoníaco, carbón o subproductos a nuestro sitio. Además, todos los contratistas y proveedores que trabajen en el sitio o en nombre de AES deben adherirse a nuestras normas de seguridad y medio ambiente.
Gestión de riesgos de la base de suministro
Para gestionar el riesgo en nuestra cadena de suministro, hemos establecido normas que
incluyen:
- Planes de contingencia – Entendemos que la cadena de suministro desempeña un papel clave en la minimización del tiempo de inactividad asociado a fallos de los activos, ya que los eventos inesperados de alto impacto pueden tener un impacto negativo sustancial en el negocio. Hemos adoptado directrices para crear planes de contingencia y/o procedimientos para identificar y responder a incidentes y situaciones de emergencia y mantener el funcionamiento continuo de los activos críticos. La correcta identificación de los proveedores críticos se incluye como parte de las actividades de análisis de gastos, y también identificamos fuentes alternativas.
- Relación entre inventario y criticidad – Incluimos la evaluación de la criticidad de los diferentes activos y piezas dentro del inventario, así como las herramientas de planificación adecuadas para garantizar la disponibilidad y la reposición de acuerdo con los plazos de entrega.
- Gestión de activos – La evaluación del rendimiento de los proveedores permite identificar los problemas que deben abordarse mediante planes de acción correctiva, así como las mejores prácticas que deben reconocerse y duplicarse.
Indicadores de rendimiento
Para mejorar el rendimiento, establecemos objetivos anuales alineados con la estrategia empresarial general. Algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las actividades de la cadena de suministro incluyen:
- Optimización del inventario: garantiza la disponibilidad de los bienes necesarios y reduce el riesgo de falta de existencias centrándose en las actividades de planificación de la demanda. En años anteriores, hemos superado nuestros objetivos de reducción de inventario.
- Gestión del gasto: nuestro objetivo es que al menos el 25 % de nuestro gasto con proveedores se gestione mediante contratos en nuestra base de datos centralizada, en lugar de como compras independientes. Desde 2015, nuestro porcentaje de gasto bajo contrato ha alcanzado este objetivo.
- Ahorros: las expectativas de ahorro se establecen a largo plazo con un objetivo oficial fijado anualmente durante el proceso de revisión del presupuesto. En años anteriores, AES ha superado sus objetivos de ahorro.
Principios de personas, planeta y responsabilidad
Con base en los siguientes principios, nuestros equipos de cadena de suministro impulsan la excelencia en sostenibilidad y responsabilidad social en todas nuestras operaciones:
- Medio ambiente: las acciones y decisiones de gestión de la cadena de suministro deben promover la salud, la protección, la preservación y la vitalidad del medio ambiente en el que opera la organización, incluidos el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna y las personas que están directa o indirectamente relacionadas con nuestras operaciones.
- Ética y valores empresariales: los estándares de nuestro grupo de Gestión de la Cadena de Suministro se basan en nuestras políticas y procedimientos de ética y cumplimiento, así como en nuestro Código de Conducta.
- Salud y seguridad: los proveedores deben actuar para proteger y reducir la ocurrencia o el riesgo de lesiones, peligros, fallos, errores, accidentes, daños o pérdidas, y cumplir con nuestros programas de salud y seguridad.
- Derechos humanos: todos los procedimientos y acciones de la cadena de suministro deben facilitar el cumplimiento de nuestras empresas con las leyes laborales locales y crear los mecanismos que fomenten la observancia de los derechos humanos y otras regulaciones.
Nuestro proceso de cadena de suministro
Abastecimiento
Respuesta a la Solicitud de Información/Propuesta/Cotización (RFI/RFP/RFQ)
Es posible que AES le invite a presentar una propuesta o cotización. Recibirá una invitación para registrarse en Ariba (registro básico) para revisar la Solicitud de información/propuesta/cotización y presentar su oferta. Este paso incluirá cualquier requisito de precalificación local (por ejemplo, evaluaciones relacionadas con la seguridad, la ciberseguridad, la ética empresarial, etc.).
Contratación
Negociación y ejecución de contratos con contratistas
Una vez finalizada la fase de abastecimiento, se puede crear, revisar, aprobar y ejecutar en línea en Ariba un contrato que formalice la futura relación comercial y haga referencia a la propuesta adjudicada. Para transacciones sencillas, la adjudicación puede resultar únicamente en una orden de compra (véase el paso de adquisición).
Registro
Registro e incorporación de proveedores
Si tiene éxito en la fase de Abastecimiento, se le invitará a registrarse (registro completo) como Proveedor para que se pueda emitir una Orden de Compra. Dependiendo del Negocio de AES, esta invitación se le enviará a través de nuestro Portal de Proveedores en línea (en EE. UU.) o por correo electrónico (fuera de EE. UU.). La información requerida incluye el registro de la entidad legal, el número de identificación fiscal, los datos bancarios, las certificaciones (si las hay), etc. Cualquier actualización de la información de su proveedor se realizará a través del mismo proceso.
Adquisiciones
Recepción y confirmación de la orden de compra (OC)
Una transacción comercial dará lugar a una Orden de Compra (incluso si existe un contrato) que se le enviará a través de Ariba Network (EE. UU., México, República Dominicana, Panamá) o por correo electrónico desde SAP (todos los demás países). Para las OC emitidas a través de Ariba Network, deberá confirmar su aceptación de la cantidad y la fecha de entrega de la OC a través de Ariba Network. Para las OC de Servicios, deberá confirmar la prestación de los Servicios a través de Ariba Network.
Facturación
Envío de facturas y verificación del estado de pago
Deberá enviar sus facturas, notas de débito/crédito a través de Ariba Network (EE. UU., México, República Dominicana, Panamá), por correo electrónico (todos los demás países) o por correo postal (solo cuando sea legalmente obligatorio). Puede verificar el estado de la factura y la información de pago a través de Ariba Network (donde esté en uso) o mediante consulta por correo electrónico (todos los demás países).
Posibles proveedores
Proveedores actuales
Requisitos de adquisición
Nuestras directrices de adquisición definen las prácticas y expectativas comerciales de AES en todo el mundo. Promovemos un entorno transparente y justo para que los posibles proveedores participen en nuestros procesos de licitación.
Política de derechos humanos
Promover condiciones de trabajo aceptables, una gestión ambientalmente responsable y un comportamiento ético son elementos clave de nuestro compromiso. Para cumplir con este compromiso, debemos asegurarnos de que nuestros proveedores estén alineados con nuestros valores y trabajen con los más altos estándares.
Código de conducta para proveedores
Nuestro trabajo con los Proveedores es fundamental para avanzar en nuestra misión. Este Código de Conducta incluye los requisitos y expectativas básicos aplicables a todos los proveedores, contratistas, consultores e intermediarios externos de The AES Corporation y sus filiales.